Gebruikersinstructie Meldportal - Beheerder

Een beheerder binnen het Meldportal heeft de beheerdersrechten op alle meldingen voor alle oplosgroepen.

In- en uitloggen

Iedere organisatie die een licentie voor het Meldportal heeft aangeschaft, ontvangt van Plandatis een hyperlink naar het Meldportal.
Het Meldportal is door Plandatis van tevoren (en in overleg met u) voor u ingericht.
Elke klant die beschikt over het Meldportal, ontvangt een unieke hyperlink.
Op de inlogpagina vult u vervolgens de ontvangen inloggegevens in.

Stappenplan

1. Open de hyperlink naar het Meldportal die u van de Plandatis medewerker hebt ontvangen.
   Het Meldportal wordt geopend, de startpagina met de inlogvelden verschijnt:

2. Vul de inloggegevens die u van de Plandatis medewerker hebt ontvangen, in.
   
3. Klik op de knop Inloggen.
   Als u succesvol bent ingelogd, wordt de startpagina van het Meldportal nu geopend.
   Heeft u geen inloggegevens ontvangen, neem dan contact op met Plandatis.

In de oranje menubalk ziet u de onderstaande menukeuzes:

Start
Meldingen
Mijn meldingen
Backoffice meldingen
Contact

Start

Wanneer u op de knop Start klikt, wordt de startpagina van het Meldportal geopend.

Meldingen

Met de knop Meldingen kunt u nieuwe meldingen toevoegen.

Mijn Meldingen

Met de knop Mijn meldingen kunt u de status van door u aangemaakte meldingen volgen.

Mijn meldingen

Elke melding wordt gezien als een 'ticket'.
Elk ticket heeft een ticketnummer. Dit is een unieke code waarmee de melding kan worden onderscheiden.
U kunt zien wanneer de laatste reactie met betrekking tot deze melding is geplaatst en de datum waarop de melding is aangemaakt.
U kunt vervolgens de status per melding bekijken:

• Open
  
• In behandeling
  
• Gesloten
  

Daarnaast kunt u de gekoppelde oplosgroep (en het bijbehorende e-mailadres) bekijken.

Stappenplan Mijn meldingen

1. Navigeer met de muis naar de knop Mijn meldingen.
   
2. Selecteer de optie Mijn meldingen onder deze knop om alle meldingen die u in de tijd hebt aangemaakt, weer te geven.

3. Open een melding door op het ticketnummer te klikken.
   U ziet nu 2 tabbladen:
   
   • Tab 'Berichten'
     Onder de tab 'Berichten' ziet u de inhoud van de melding zoals u deze als melder heeft gemaakt.
   
   
4. Druk op de knop Klik hier om te reageren om een aanvullend bericht achter te laten voor de oplosgroep die de melding gaat uitvoeren.
   Uw bericht komt in het berichtenveld onder de printknop te staan. Als een oplosgroep vervolgens via dezelfde knop reageert op uw bericht, kunt u dit bericht hier ook terugvinden.
   • Tab 'Ticket informatie'
     De tab 'Ticket informatie' geeft de details van de melding weer: [Onderwerp], [Afdeling], [Datum], [Status], [Code], etc.
     Aan deze informatie kan een melder niets meer veranderen.

Zoeken in Mijn Meldingen

Met de knop Zoeken in Mijn meldingen kunt u zoeken in uw meldingen (als u al een tijdje in het Meldportal actief bent, hebt u misschien al veel meldingen aangemaakt).

Stappenplan Zoeken in Mijn meldingen

1. Navigeer met de muis naar de knop Mijn meldingen.
   
2. Selecteer de optie Zoeken in Mijn meldingen onder deze knop om de zoekpagina te openen.
   

U kunt zoeken op ticketnummer of trefwoorden.
Daarnaast kunt u geavanceerdere functies voor zoeken gebruiken.

3. Voer uw zoekopdracht in in het veld [Trefwoorden].
   
4. Klik vervolgens op de knop Zoek om de zoekopdracht te starten.
   

Geavanceerd zoeken

1. Klik op de knop Open geavanceerd zoeken om te kunnen zoeken in Afdelingen, Prioriteiten, Statussen en in welke Volgorde de zoekresultaten worden gepresenteerd
   (Datum, Laatste reactie, Code, Onderwerp, Status, Prioriteit, + Op- of Aflopend).
   
2. Klik vervolgens op de knop Zoek om de zoekopdracht te starten.
   

Gebruikershandleiding O-Prognose Meldportal

Hier kunnen we kort over zijn: dat is deze handleiding.

Backoffice meldingen

Onder de menukeuze 'Backoffice meldingen' kunnen beheerders Servicedesk tickets raadplegen en muteren.
Eventueel kan er namens klanten een melding ingevoerd worden of er kan gezocht worden op tickets.
U vindt hier de volgende opties:

Behandelaars - Afhandelen orders
Servicedesk - Tickets invoer
Servicedesk - Tickets raadplegen
Servicedesk - Ticket zoeken

Behandelaars - Afhandelen orders

Afhandelen orders wordt besproken op de helppagina voor de Oplosgroepen.

Servicedesk - Tickets invoer

Een Beheerder kan, net als een Melder, nieuwe tickets aanmaken.
Het verschil is, dat een Beheerder een nieuwe ticket kan aanmaken in de naam van een Nieuwe gebruiker of een Bestaande gebruiker.
Een Melder kan alleen tickets aanmaken op zijn/haar eigen naam.

Zoals de naam van deze optie al aangeeft, is dit specifiek bedoeld voor medewerkers van een Servicedesk die werken in het Meldportal.

Servicedesk - Tickets raadplegen

Een Beheerder kan alle tickets bekijken, van alle gebruikers.

Ook de opties bij een geopend ticket wijken af van de opties die worden getoond bij een Melder:

Kort gezegd kunt u hier als Beheerder de complete geschiedenis van het ticket bekijken:

• Alle keren dat het ticket is geopend of aangepast.
  
• Alle notities die zijn gemaakt.
  
• De tijd die is besteed aan het oplossen van de melding.

Een Beheerder kan bijna alle velden die betrekking hebben op het ticket, wijzigen.
Ook de toegewezen Oplosgroep en de klant waarop de melding betrekking heeft.

Daarnaast is er een tab 'Tickets geschiedenis' beschikbaar. Op dit tabblad worden alle tickets getoond die in het verleden door de bij [Klant] - tab 'Ticket informatie' gekoppelde account zijn aangemaakt.

Servicedesk - Ticket zoeken

De optie Servicedesk - ticket zoeken lijkt erg op de zoekfunctie die beschikbaar is voor een Melder.
In de eenvoudige vorm kan op 'Trefwoorden' worden gezocht.
Geavanceerd zoeken biedt de mogelijkheid om op Oplosgroep, Status, etc. te zoeken.
De door u gebruikte filters kunt u ook opslaan voor later gebruik.

Heeft u na het lezen nog vragen over de werking van O-Prognose Meldportal? Aanvullingen of verbeteringen?
Laat het ons weten: helpdesk@plandatis.nl